Passano i giorni e si riduce l’interesse dei media verso il Giappone che piano piano passerà dalla prima pagina alla terza, poi alla quarta, fin quando non scomparirà del tutto.

Riceviamo ancora notizie sugli sfollati e sulle conseguenze di un sisma terribile e del successivo tsunami che hanno lasciato sotto le macerie un gran numero di vittime. Una catastrofe che ha dimostrato quanto il web sia ormai un efficace e veloce mezzo di comunicazione ma anche e di come la macchina del pronto intervento giapponese si sia ritrovata a dover fronteggiare una situazione assolutamente non calcolata nelle previsioni probabilistiche, ma comunque ha potuto garantire reazioni tutto sommato sufficienti.

La cosa che stupisce è che in quel paese, noto anche per non lasciare molto al caso, ci si sia fatti sorprendere da un evento naturale che dopotutto avevano studiato e classificato loro per primi (la parola “tsunami” è giapponese e significa “onda del porto”).

Un esempio, quello che ci offre la cronaca delle ultime settimane, che la dice lunga sulla propensione piuttosto generalizzata a reagire con grande forza e cuore di fronte ad accadimenti che sembrano inattesi, ma in realtà potrebbero essere, almeno in parte, prevedibili e quindi evitati o ridotti negli effetti devastanti.
 

Per riportare l’esempio all’esperienza aziendale, possiamo sicuramente dire che la gestione dell’emergenza è un atteggiamento in cui soprattutto gli imprenditori italiani sembrano eccellere rispetto alla gestione quotidiana e ordinaria.

La gestione ordinaria in azienda

Non è raro trovare esempi di realtà produttive, siano esse piccole o medio-grandi, in cui si opera in continua emergenza.
Saper gestire un evento imprevisto costituisce sicuramente sia una competenza che una risorsa da spendere durante un colloquio o nel proprio curriculum vitae; ma un’azienda dovrebbe dare maggior peso alla capacità di governare la vita aziendale ordinaria.

Una delle grandi criticità che si coglie quando si entra in un’azienda, grande o piccola che sia, è l’atteggiamento diffuso a gestire secondo l'emergenza del momento. Un approccio gestionale molto discutibile che diventa ancor più pericoloso in una situazione di crisi economica come quella che stiamo attraversando. 

Diventa fondamentale imparare a limitare gli imprevisti e le risorse spese nella gestione delle attività inattese. Sarebbe per altro interessante soffermarsi per un momento sulla definizione di emergenza: secondo Wikipedia si tratta di “un fenomeno inaspettato e imprevedibile”, compreso tra un momento di inizio ed uno di conclusione.

Operare in continua emergenza è una contraddizione, perché significa che l’imprevisto non inizia e non si conclude, ma prosegue di continuo. 

In questi casi è assai probabile che esista qualche problema di fondo nell’assetto e nell'organizzazione aziendale.

Criticità che richiederebbero un’analisi approfondita che consenta di valutare se vi sono risorse mal allocate o sprechi che appesantiscono la gestione aziendale

Un’impresa che a tutti i livelli, dal management fino ai gradini più bassi, agisce seguendo l’emergenza del momento, finisce con il subire le situazioni senza riuscire a governarle, senza compiere scelte strategicamente rilevanti da cui poter trarre dei vantaggi in termini di crescita e sviluppo.

Ecco perché imprenditori e manager che hanno la responsabilità di un’azienda dovrebbero dare più attenzione alla pianificazione, un’attività che richiede un investimento in termini di tempo e risorse nella definizione di aspetti chiave nella gestione d’impresa (definizione di obiettivi, priorità, risorse, offerta, etc.).

Pianificare significa, tra le altre cose, decidere le attività e le azioni da realizzare nel medio-lungo periodo; non consente di raggiungere risultati immediati e per questa ragione tende ad essere spesso penalizzata. Con il rischio, quasi sempre concretizzato, che una pianificazione carente o del tutto assente si traduca in inefficienza, sprechi e maggiori costi per l’azienda.

Il consiglio a tutti coloro che si apprestano a lanciare un nuovo business è quello di soffermarsi sulle preziose attività preliminari di analisi e pianificazione strategica per contenere le emergenze future; ma anche chi opera da molto tempo ha l’obbligo di riesaminare continuamente la propria pianificazione ed organizzazione, perché il mercato, il contesto ed il mondo stesso cambiano di continuo, per cui fermarsi sempre sulle stesse posizioni vuol dire inevitabilmente disallinearsi rispetto alle proprie esigenze strategiche.

Può aiutare, inoltre, definire procedure standard di gestione aziendale (es. flussi informativi verso l’interno e l’esterno, etc.) ed utilizzare strumenti di project management (es. il Gannt, piano di attività, organigramma) che consentono di verificare gli avanzamenti, di individuare eventuali imprevisti e ritardi, di elaborare risposte, e soprattutto, per chi governa un’azienda, di ridurre stress e stati di ansia, migliorando senz’altro la qualità della vita dell’imprenditore.

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